| Toimiva toimintajärjestelmä syntyy onnistuneesta jalkautuksesta ja sovittujen menettelytapojen noudattamisesta | |
| 10 September 2009 Johtamisen toiminnot yhdeksi kokonaisjärjestelmäksi yhdistävä toimintajärjestelmä on keskeinen tyytyväisyyden lähde organisaatioissa. Tämä ilmenee QPR Software Oyj:n yhdessä Laatukeskus Excellence Finlandin kanssa toteuttamasta suomalaisten yritysten toimintajärjestelmiä koskevasta tutkimuksesta. Tyytyväisyys syntyy, kun sovitut toimintatavat on jalkautettu onnistuneesti ja toimintaa kehitetään jatkuvasti. Kokonaisvaltaisissa toimintajärjestelmissä laatu-, ympäristö- sekä työterveys- ja työturvallisuusasiat kootaan samaan kokonaisuuteen. Tällöin kaikki yrityksen palveluja ja toimintaa koskevat asiat, kuten kuvaukset, ohjeet, tiedot ja mittarit löytyvät samasta johtamisjärjestelmästä. Työntekijän kannalta tietojen löytyminen keskitetysti on edellytys niiden toimivalle hyödyntämiselle. Kokonaisvaltaista järjestelmää voidaan lisäksi kehittää ja ylläpitää helposti sekä pienemmin kustannuksin kuin useaa erillistä järjestelmää. Toimintajärjestelmien nykytilaa suomalaisissa organisaatioissa koskeva tutkimus tehtiin ensimmäisen kerran marras–joulukuussa 2008. Sitä täydennettiin tämän vuoden elokuussa. Kohderyhmänä molemmissa tutkimuksissa olivat suomalaisten organisaatioiden johto sekä toiminnan- ja laadun kehittämisestä vastaavat henkilöt. Vastaajat edustavat yli sataa organisaatiota. Heistä viidennes työskentelee julkishallinnossa ja noin kolmasosa kuuluu organisaationsa johtoon. Muut ovat toiminnan ja laadun kehittämisestä vastaavia henkilöitä. ”Organisaatiot rakentavat toimintajärjestelmänsä hyvin käytännönläheisesti: järjestelmät sisältävät ne osa-alueet, joilla katsotaan olevan todellista merkitystä organisaation toiminnalle. Tyypillisesti lähdetään liikkeelle laadunhallinnasta ja laajennetaan järjestelmää ympäristöasioiden kautta työterveys- ja turvallisuusasioihin. Valtaosa toimintajärjestelmistä sisältää vähintään kaksi osa-aluetta.”, QPR Softwaren palvelu- ja ratkaisuliiketoiminnasta vastaava johtaja Maija Erkheikki sanoo. Organisaationsa toimialasta tai koosta riippumatta vastaajat määrittelevät toimintajärjestelmän keskeisimmiksi tehtäviksi organisaation toimintatapojen kuvaamisen, toiminnan ohjeistamisen ja uusien henkilöiden perehdyttämisen. Sertifiointivaatimusten täyttäminen koettiin toimintajärjestelmien perustehtäväksi, joka ei vielä yksinään johda tyytyväisyyteen. ”Asiakkailtamme keräämämme kokemuksen mukaan sertifiointivaatimusten täyttäminen ja sertifikaattien hankkiminen tulee huomattavasti halvemmaksi organisaatioissa, joissa on hyvin toimiva toimintajärjestelmä.”, Maija Erkheikki kertoo. Vastaajista 60 % oli tyytyväisiä organisaationsa toimintajärjestelmiin. Tyytyväisyyteen eniten vaikuttavia tekijöitä tunnistettiin seuraavilla osa-alueilla: prosessijohtaminen (prosessit on kuvattu, niiden omistajat nimetty, kuvauksia ylläpidetään säännöllisesti), suorituskyvyn mittaaminen (mittaaminen on säännöllistä, sen tavoitteilla on selkeä yhteys strategiaan) ja dokumenttien hallinta (dokumentit ovat ajan tasalla, sähköisessä muodossa ja helposti saatavilla). ”Tyytyväisyyden kannalta keskeisintä on, miten organisaatio onnistuu toimintajärjestelmän rakentamisen lisäksi myös jalkauttamaan sen. Tässä onnistutaan, kun johto arvostaa toimintajärjestelmää ja johtaa organisaatiotaan sen mukaisesti. Esimerkiksi toiminta organisoidaan prosessien mukaisesti, sitä kehitetään strategiasta johdettujen mittarien avulla ja dokumenteissa kuvattuja toimintatapoja sovelletaan kattavasti,” Erkheikki jatkaa. QPR tarjoaa ratkaisut toimintajärjestelmän rakentamiseen. QPR:n ratkaisut pitävät sisällään prosessien mallinnuksen, niiden suorituskyvyn mittaamisen sekä asioiden tehokkaan kommunikoinnin koko organisaatiolle. Yhteenvetoraportti toimintajärjestelmät Suomessa tutkimuksesta on ladattavissa QPR Software Oyj:n kotisivuilta, osoitteesta: www.qpr.fi/toimintajarjestelma.html . QPR Software Oyj (NASDAQ OMX: QPR1V) on kansainvälinen, arvostettu prosessien kehittämisen ja laadun hallinnan ohjelmistoratkaisujen ja –palvelujen toimittaja. QPR:n missio on auttaa ihmisiä ja työyhteisöjä kehittämään toimintaprosessejaan ja saavuttamaan päämääränsä. QPR-ohjelmistoja käyttää yli 1 500 organisaatiota ympäri maailman ja ne on käännetty yli 20 kielelle. Vuonna 1991 perustetun QPR:n pääkonttori on Helsingissä. QPR palvelee asiakkaitaan Suomessa kokonaisvaltaisena ratkaisutoimit¬ta¬jana ja maailmanlaajuisesti ohjelmistotoimittajana yli 50 maassa paikallisten yhteistyökumppaneidensa kans¬sa (www.qpr.fi). QPR - Quality. Processes. Results. Lisätietoja QPR Software Oyj:ssä: | |
