HAMK on organisoitunut yhdeksään koulutusohjelmista ja osaamiskeskittymistä koostuvaan koulutus- ja tutkimuskeskukseen (KT-keskus).

HAMKin  johto käy vuosittain tavoite- ja tulosneuvottelut KT-keskusten kanssa.  KT-keskuksille sovitaan tavoitteet ja kehittämisresurssit, joiden pohjalta laaditaan vuosittainen tavoite- ja tulossopimus. KT-keskus sitoutuu sopimuksessa asetettuihin tavoitteisiin.

Ammattikorkeakoulut sopivat Opetus- ja kulttuuriministeriön (OKM) kanssa korkeakoulun kokonaistavoitteista. KT-keskusten tavoite- ja tulossopimuksissa OKM:n tavoitteet ovat keskeisellä sijalla, sillä OKM:n asettamat tavoitteet vaikuttavat myös HAMK:n sisäiseen resurssien jakoon.

KT-keskusten suoriutumista seurataan tulosprofiileilla, joiden mittareina toimivat muun muassa koulutuksen vetovoima, opiskelijamäärä sekä suoritettujen tutkintojen määrä. Suuren tietomäärän koostaminen mittareiksi ja näiden seuraaminen ei aiemmin ole ollut täysin mutkatonta.

”Excelillä tehty manuaalinen seuranta tuotti kaksisivuisen A3-tulosteen, jonka pienimmän tekstin lukemiseen tarvittiin suurennuslasia”, tähdentää HAMK:n tietotuotannon kehittämispäällikkö Anja Valta.

HAMKissa seurannan haasteet eivät johtuneet henkilöstön osaamisesta. Organisaatiossa on paljon tietotaitoa, mutta tiedon koostamiseen ja seurantaan tarvittavaa systemaattista ja riittävän kattavaa järjestelmää ei yksinkertaisesti ollut käytössä.

Alkuvuodesta 2010 HAMK päätti siirtää johtamisen työkalunsa uuteen aikakauteen. Alle kahdessa kuukaudessa QPR Software rakensi korkeakoulun kanssa mittariston, joka auttaa  tavoitteiden asettamisessa ja tulosjohtamisessa.

QPR Software tarjosi HAMK:lle kiinteähintaista johtamismittariston rakennuspalvelua, johon kuuluvat tarvittava konsultointi sekä QPR  ScoreCard -ohjelmisto.

QPR:n ehdottama ratkaisu tuntui HAMK:sta hyvältä ja lopullinen vahvistus  hankintapäätökselle saatiin tutustumiskäynnillä toiseen ammattikorkeakouluun, jossa QPR ScoreCard –ohjelmisto oli jo entuudestaan käytössä.

Uusi järjestelmä suunniteltiin helpottamaan ja tehostamaan KT-keskusten tavoite- ja tulosneuvotteluita sekä helpottamaan tulosprofiilien tekemistä. Keskeistä oli poistaa manuaalista työtä automatisoimalla mittareiden muodostuminen käyttäen QPR ScoreCardia sekä integroimalla järjestelmä opiskelijahallinnon raporttikantaan.

Heikkona lenkkinä aiemmassa toimintamallissa koettu tietojen jakaminen  monin Excel-tiedostoin korvattiin tiedon esittämisellä keskitetysti ja havainnollistavasti verkkopohjaisessa QPR-ympäristössä.

Aikaisempien työtehtävien kautta Vallalla on vahva tieto ja osaaminen HAMK:n toiminnasta. Erillistä projektiryhmää ei tarvittu, vaan johdon vahvalla mandaatilla Valta toimi itsenäisesti QPR Softwaren konsulttien kanssa.

”QPR Softwaren puolelta sitouduttiin tekemään töitä intensiivisesti projektin eteenpäinviemiseksi. Tämä mahdollisti nopean liikkeellelähdön”, Valta painottaa.

Viestintä on tärkeä osa uuden järjestelmän käyttöönottoa. Valta on tavannut henkilöitä HAMK:n kaikista yksiköistä ja kertonut järjestelmästä.

Esimerkiksi opintosihteerin työ helpottuu, kun johtajat ja opettajat saavat numeerista tietoa suoraan järjestelmästä katsomalla. QPR:n ratkaisu onkin otettu innolla vastaan.

”Palaute niin johdon, kuin henkilöstön taholta on ollut kautta linjan positiivista”, Valta kertoo.

Vallan mukaan KT-keskusten tavoite- ja tulosneuvottelujen prosessi on muuttunut. KT-keskukset tekevät esitykset QPR-portaalin kautta. Ennen varsinaista neuvottelua esityksiin annetut palautteet  jaetaan QPR-portaalin kautta ja ovat näin KT-keskuksen käytössä neuvotteluissa.  

”Osallistuminen on aivan  eri tasoa, kun kaikki tarvittava löytyy koostetusti yhdessä paikkaa eikä tietoja tarvitse kaivaa sähköposteista ja tiedostoista”, Valta kertoo.

Tehokkaan esikäsittelyn avulla itse neuvottelussa keskitytään vain olennaiseen.

”Ratkaisu tehostaa palautteenantoa ja helpottaa koulutus- ja tutkimuskeskusten tavoitteiden asettamista”, Valta painottaa.

Excel-tiedostoista ja jättikokoisista paperitulosteista on tultu pitkä matka. Tietoa on nyt helpompi jakaa ja QPR ScoreCardin mittareiden ja kuvaajien avulla informaatiosta saadaan enemmän irti HAMK:n johtoa myöten.

”Kaikille avoimen, reaaliaikaisen seurannan avulla kehittävät toimenpiteet voidaan käynnistää selvästi aiempaa nopeammin”, Valta kertoo.

Vallan mukaan tuloksellisuusmittaristo on nopeuttanut KT-keskusten tulosten seurantaa ja parantanut laatua. Keskitetyn tiedonsyötön sijaan tietoa syötetään hajautetusti asiantuntemuksen mukaan. Esimerkiksi kirjasto syöttää tiedot henkilöstön artikkeleista ja julkaisuista. Tiedon oikeellisuuden parannuttua toistuvien tarkistusten tarve poistuu.

Johtamismittaristo mahdollistaa poikkileikkaustietojen keräämisen yhteen paikkaan, mikä ei aiemmin ole ollut mahdollista HAMK:ssa. Kiitosta osakseen saa myös trendiseuranta, johon HAMK on jo vienyt tietoa takautuvasti kolmelta vuodelta. Mittaristo kattaa myös Opetus- ja kulttuuriministeriön korkeakouluille asettamat pakolliset indikaattorit.

Valta odottaa tulevaisuuden tuovan paljon myönteisiä muutoksia, myös oman työnkuvansa suhteen.

”Projektiin laitetut panostukset palautuvat säästettynä aikana ja vähentyneenä resurssitarpeena.  Aikaa riittää jatkossa muidenkin tärkeiden asioiden hoitamiseen”, Valta sanoo.

HAMK on rehtori Veijo Hintsasta myöten ollut tyytyväinen hankittuun mittariston rakennuspalveluun. Hankkeen jatkokehitys on jo suunnitteilla ja HAMK on esitellyt mittaristoratkaisua siitä kiinnostuneille korkeakouluille.

Lisätietoa Hämeen ammattikorkeakoulusta: www.hamk.fi

Lataa referenssitarina pdf-muodossa

Lisätietoa aiheesta tuloskortti