Henkilöstökeskus omistaa Helsingin kaupungin henkilöstöhallinnon kaikki prosessit. Nämä koskettavat kaupungin kaikkia 40 000 työntekijää. Tehtävien hoitaminen menestyksekkäästi edellyttää, että keskus seuraa tarkasti paitsi omaa toimintaansa,  myös kaupunkitason tuloksia.

Ratkaisu tuloskortin ylläpitoon olivat toimistotyökalut, pääasiassa Excel. Keskitetty tiedonsyöttö, vaikea hallittavuus sekä hankaluudet ryhmätyöskentelyssä saivat Henkilöstö-keskuksen pohtimaan vaihtoehtoista toteutustapaa.

Niinpä Henkilöstökeskus päätti ottaa ohjat käsiinsä QPR ScoreCard –ohjelmistolla toteutetun johtamismittariston avulla hyödyntäen QPR Softwaren asiantuntijaosaamista.

Alle kaksi kuukautta kestäneen käyttöönottoprojektin lopputuloksena Henkilöstökeskus sai johtamisvälineen, jonka hyödyistä nauttivat Henkilöstökeskuksen lisäksi myös kaupungin 40 000 työntekijää.

Pitkään tietojärjestelmien parissa työskennellyt Henkilöstökeskuksen erityissuunnittelija Matti Nuutinen tuntee järjestelmähankkeiden yleisimmän kipupisteen.

”Kaikista tärkeintä on, että ylin johto sitoutuu hankkeeseen. Siihen eivät markkinointipuheet riitä, vaan johdolle on pystyttävä esittämään jotain konkreettista”, Nuutinen valottaa.

Niinpä vanhan Excel-mallin pohjalta syntyi parissa viikossa tuloskortin runko QPR ScoreCard -ohjelmistoon. Mallin avulla Nuutinen todensi johdolle hankkeen tarkoitusta ja sen hyötyä. Tämä auttoi sitouttamaan johtoa ja hanke sai vihreää valoa. Lopulta koko projektissa tarvittiin vain yksi johdon välikatselmus.

Käyttöönottoa varten ei tarvittu erillistä projektiryhmää. Nuutinen työskenteli itsenäisesti QPR Softwaren konsultin kanssa, mikä nopeutti projektin etenemistä merkittävästi.

Jo kahden kuukauden jälkeen tuloskortin ensimmäinen versio oli käyttövalmiina.

”QPR Software yksinkertaisti fiksulla tavalla aiemmin Excelin avulla tehdyn seurannan. Suurta apua oli yhtenäisen ja selkeän esitysmuodon luomisessa”, kertoo Nuutinen.

Balanced Scorecard –mallin mukainen Henkilöstökeskuksen tuloskortti seuraa muun muassa energian, resurssien ja määrärahojen kulutusta sekä hankkeiden etenemistä. Se toimii lisäksi osana tulospalkkausjärjestelmää.

Kaupungin tuloksellisuusmittaristo kertoo tärkeää kaupunkitason tietoa esimerkiksi  henkilöstömäärästä, sairauspoissaoloista sekä eläköitymisestä.

Käyttöönoton jälkeen Henkilöstökeskus on panostanut uuden työkalun jalkauttamiseen organisaatiossa sekä tuloskorttien jatkokehittämiseen.

Vaihto toimistotyökaluista QPR ScoreCard –ohjelmistoon tarkoittaa muutoksia tuloskorttiin liittyvissä työvaiheissa. Sekä henkilöstön, että johdon vastaanotto on ollut positiivinen.

Tiimit luovat nykyään itse sisältöä tuloskorttiin. Lisäksi kunkin tiimin vetäjä syöttää oman ryhmänsä luvut.

”Kun käyttö on hajautettu, tiedon syöttäminen ei enää ole yhden ihmisen harteilla. Tiedot syötetään netti-selaimen välityksellä, joten käyttö on todella helppoa ja nopeaa”, Nuutinen kertoo.

Työvaiheiden järkeistäminen on saanut kiitosta osakseen. Työaikaa säästyy, koska työpyyntöjä ja syötettäviä lukuja ei tarvitse lähettää sähköpostitse muille henkilöille.

Myös johdon työskentely tuloskortin parissa virtaviivaistuu.

”Heti kokoustilanteessa voidaan syöttää luvut ja ne ovat välittömästi kaikkien nähtävillä”, Nuutinen jatkaa.

Uusi tuloskorttijärjestelmä tuo selvää hyötyä Henkilöstökeskuksen johtamistyöhön. On esimerkiksi eduksi, että kaikki tuloskortit löytyvät yhdestä paikasta. Läpinäkyvyys lisää avoimuutta sekä auttaa kaatamaan tiimien ja osastojen välisiä raja-aitoja.

”QPR Softwaren tarjoama ratkaisu tuo lisäarvoa toiminnan seuraamiseen ja suunnitteluun. Se jämäköittää toimintaa”, Nuutinen kiteyttää.

Tiimien ja osastojen rajat ylittäviä hankkeita on nyt helppo seurata. Kun kaikki tieto löytyy yhdestä paikasta on koko keskuksen toimintaa kätevää arvioida. Se puolestaan antaa mahdollisuuden verrata hankkeita keskenään.

”Hankkeiden priorisointi toimii nyt entistä paremmin”, Nuutinen nostaa esille.

Myös muut tahot Henkilöstökeskuksen ohella hyötyvät uudesta johtamistyökalusta.

”Tuloskorttiratkaisun avulla Henkilöstökeskuksen toiminta näkyy kaupungin 40 000 työntekijälle entistä fik-sumpana ja laadukkaampana työnä. Se auttaa jalkauttamaan Helsingin kaupungin henkilöstöstrategiaa”, Nuutinen kertoo.

Nuutinen arvostaa tuloskorttihankkeen toteutuksessa sitä, että Henkilöstökeskus pystyy jatkossa itse ylläpitämään tuloskortteja.

”Hankkeen päätyttyä emme jääneet konsulttien  varaan, vaan pystymme itse päivittämään ja jatkokehittämään tuloskortteja”, Nuutinen huomauttaa.

Nuutiselta heruu myös kiitosta valitun ohjelmiston soveltuvuudesta Henkilöstökeskuksen tarpeisiin.

”Organisaation kannalta järjestelmän pitää olla helppokäyttöinen, samalla kun sen täytyy taipua teknisesti ylläpidon toiveisiin. Tässä QPR ScoreCard onnistuu erinomaisesti”, Nuutinen iloitsee.

Henkilöstökeskuksen päästyä käyntiin tuloskorttityössä QPR ScoreCardin kanssa paluuta entiseen tuloskorttijärjestelyyn ei ole.

”Excel on yhden hengen työkalu, joka ei sovellu ryhmäkäyttöön”, Nuutinen painottaa.

Henkilöstökeskus on jo ryhtynyt kehittämään tulevan vuoden tuloskorttia. Tavoitteena on kvartaaliseuranta, jonka tuloskortti määritellään tiimien toimesta alhaalta ylös, kaupungin henkilöstöstrategia huomioiden.

Lisätietoa Helsingin kaupungin henkilöstökeskuksesta: www.hel.fi/hki/Heke/fi/Etusivu

Lataa referenssitarina pdf-muodossa

Lue lisää aiheesta tuloskortti