Riskienhallinnan merkitys on korostunut viime vuosina sekä ulkoisten että sisäisten vaikutusten vuoksi. Lakien ja määräysten kasvaessa sekä organisaation sisäisen toiminnan muuttuminen yhä monimutkaisemmaksi, riskienhallinta haluttiin saada yhä kiinteämmäksi osaksi Lohjan kaupungin strategista suunnittelua ja toimintajärjestelmää. Lisäksi riskienhallintaa haluttiin kehittää reaktiivisesta reagoinnista lähemmäs proaktiivista toimintamallia.

Riskienhallinta on perinteisesti toiminut omana siilonaan, mutta nyt haluttiin osallistaa kaupungin työntekijät aktiivisemmin mukaan riskienhallintatyöhön. Näin saadaan konkreettisia tuloksia nopeammin aikaan sekä kaupungin niukat resurssit paremmin hyödynnettyä myös riskienhallinnan saralla.

Järjestelmällistä prosessien kehittämistä on Lohjalla tehty jo useamman vuoden ajan. Prosessi­kuvaukset ja strateginen mittaristo ovat pitkään olleet toimintajärjestelmän keskeisiä kivijalkoja. Riskienhallinnan lisääminen tähän kokonaisuuteen tuntui erittäin hyvältä ratkaisulta, sillä prosessikuvaukset tukivat hyvin riskien tunnistamista ja riskien arviointi sekä kehityksen seuranta haluttiin sisällyttää osaksi kaupungin strategista seurantaa.

Riskienhallinnan lisääminen toiminta-järjestelmään sujui joustavasti. Riskienhallinnan pilotiksi valittiin tietohallinto ja toiminnassa olevia prosessikuvauksia käytettiin hyväksi riskien tunnistamisessa. Riskit tunnistettiin puolen päivän workshopissa ja riskien arviointiin käytettiin toinen puolen päivän tilaisuus. Varsinainen riskimittaristo ja riskienhallintakeinot syötettiin järjestelmään muutamassa tunnissa. QPR:n ohjelmistojen helppokäyttöisyys ja joustavuus mahdollistivat riskien­hallinnan tehokkaan käyttöönoton nopeasti.

Riskeihin liittyvä informaatio löytyy toimintajärjestelmästä helposti

Kaikki tarvittava riskienhallintaan liittyvä informaatio löytyy nyt Lohjan toimintajärjestelmän sisältä. Tunnis­tetut riskit, riskien arvioinnin tulokset sekä riskienhallintakeinot löytyvät oikealta paikaltaan. Riski-informaatiota seurataan liikennevaloilla aivan kuten muutakin strategista informaatiota. Järjestelmän sisältä löytyy selkeästi esitettynä kokonaistilanne riskien­hallinnan osalta. Kokonaisuuden lisäksi järjestelmästä saa ajantasaisen tiedon siitä, missä kunkin riskienhallintakeinon kanssa ollaan menossa. Riskeihin liittyvistä tunnistetuista, aloitetuista ja viimeistellyistä toimenpiteistä ennakoidaan riskien kehitystä pidemmälläkin tähtäimellä.

Lähtökohtana uudelle riskienhallintajärjestelmälle oli se, että sen oli oltava kiinteästi integroitavissa Lohjan kaupungin käyttämään toimintajärjestelmään. Toisekseen prosessien rajapinnat nähdään usein potentiaalisina riskien synnyttäjinä ja QPR:n järjestelmä mahdollistaa riskien tunnistamisen myös tästä prosessien näkökulmasta.

Lisäksi aikaisemmat positiiviset kokemukset ohjelmiston helppokäyttöisyydestä ja toimintavarmuudesta tukivat QPR:n ohjelmistojen käyttöä myös riskien-hallinnassa. Ratkaisun käyttöönotossa puolestaan keskustelut QPR:n asiantuntijoiden kanssa toivat hyviä vinkkejä hankkeen toteutukseen.

Tietohallinnon jälkeen seuraavana systemaattiseen riskienhallintaan siirrytään perusturvassa, jossa onkin päästy jo hyvään vauhtiin. Riskienhallinnan näkökulmasta perus­turva on erityisen haastava ympäristö, sillä prosessien välisiä rajapintoja on paljon ja tällöin myös mahdollisia riskejä on usein runsaasti. Tämän lisäksi jo tehtyjä prosessikuvauksia on tarkoitus hyödyntää tehokkaammin jatkossa. Suunnitelmana on kuvata riskit tavoitetilan prosesseihin sekä niihin mahdollisesti liittyvät kontrollit yksityiskohtaisemmalla tasolla.

Lisätietoa Lohjan kaupungista: www.lohja.fi

Lataa referenssitarina pdf-muodossa

Lisätietoa aiheesta riskienhallinta