Jo 1990–luvulla Oulussa aloitettiin työketjujen kuvaamisesta ja kehittämisestä puhuminen. Teknisen toimen rakentamisprojekteissa oli jo pitkään ollut käytäntönä kuvata työprosessit ja laatia kirjallinen toimintaseloste.

Vuoden 2000 alkupuolella Oulussa käynnistyi projekti, jonka tehtävänä oli lomaketuotannon rationalisointi, sähköisten lomakkeiden käyttö ja henkilön sähköisen tunnistamisen hyödyntäminen lomakkeiden täyttämisessä ja käsittelyssä. Samanaikaisesti käynnistyi valtakunnan tasolla sähköiseen asiointiin liittyviä hankkeita, joissa Oulun kaupunki oli mukana.

"Lomaketuotannon rationalisointityön alkuvaiheessa huomattiin, että asian ydin ei ole lomakkeiden vähentämisessä vaan koko työprosessin kuvaamisessa ja kehittämisessä", kertoo prosessien mallinnusta koordinoiva projektipäällikkö Kirsti Mattila Oulun kaupungilta.

Pilotoinneilla saatujen kokemusten perusteella oli selvää, että verkkoasiointi antaa mahdollisuuksia toimintatapojen tehostamiseen ja siten palvelutuotannon tuottavuuden parantamiseen. Pelkästään organisaation sisäisen hallinnon verkkoasioinnin avulla voidaan keventää ja nopeuttaa toimintaprosesseja ja suunnata henkilöresursseja niihin toimintoihin, joissa vaaditaan henkilökohtaista palvelua ja vapauttaa voimavaroja aiempaa motivoivampaan työhön.

Alkuvaiheessa mallinnettiin muutaman työprosessien nykytila ja tavoitetila. Mallinnuksia esiteltiin organisaatiossa työprosessiin osallistuville sekä virkamies- ja luottamushenkilöjohdolle. Myös luottamushenkilöt ja virkamiesjohto totesivat työprosessien mallintamisen tärkeäksi uudistettaessa palvelutuotantoa.

"Prosessien mallinnus on ehdoton edellytys suunniteltaessa eri kanavia palvelujen tarjoamiseksi. Oulussa puhutaankin monikanavapalveluista. Mallinnus on nyt kirjattu sekä Oulun kaupungin että Oulun seudun visioon ja palvelustrategioihin", toteaa Kirsti Mattila.

Palveluja koskeva yhteinen tahtotila on ilmaistu Osaavan Oulun visiossa 2011 yhtenä vision neljästä tukipilarista: ”Oulussa on hyvä elinympäristö ja asukkaiden tarpeista lähtevät maan kehittyneimmät palvelut.”

Oulun kaupungin palveluja koskevissa strategisissa päämäärissä on kirjattu, että Oulu vahvistaa asukkaiden hyvinvointia ja elämänhallintaa huolehtimalla kaupungin järjestämien palvelujen tasosta ja oikeasta kohdentamisesta. Oulu kehittää palvelujärjestelmää asukkaiden tarpeista lähtien tehokkaaksi seudulliseksi tuotantoverkostoksi. Lisäksi Oulun seudun palvelustrategiaan on kirjattu seudullisten palveluprosessien kehittäminen.

Kaikkien näiden päämäärien toteuttaminen edellyttää taustalla olevien paikallisten ja seudullisten prosessien mallintamista.

Oulun Tietotekniikka teki sopimuksen QPR Softwaren kanssa QPR ProcessGuide -ohjelmiston käytöstä vuonna 2003 laajan koekäytön positiivisten kokemusten perusteella. Oulun Tietotekniikka on Oulun kaupungin liikelaitos, joka tuottaa tietojenkäsittelypalveluja Oulun kaupungille ja Oulun seudun kunnille. Oulun seudun kunnat (Hailuoto, Haukipudas, Kempele, Kiiminki, Liminka, Lumijoki, Muhos, Oulunsalo, ja Tyrnävä) saavat QPR ProcessGuide -ohjelmiston käyttöönsä Oulun Tietotekniikasta samoin kuin Oulun kaupungin omat hallintokunnat.

"Sopimus mahdollistaa sen, että voimme mallintaa koko seudun palveluprosessit yhteistyössä samalla työkalulla ja välttää päällekkäistä tekemistä", korostaa Kirsti Mattila.

Oulun seutuun kuuluvien yhdeksän kunnan kanssa on mallinnettu työprosesseja hyvässä yhteishengessä. Lisäksi kaupungin oman organisaation eri hallintokunnissa on käynnistynyt prosessimallinnuksia ”kuin sieniä sateella”. Mallinnukseen osallistuvat ne henkilöt, jotka ovat mukana kyseisessä työprosessissa.

Tavoitteena on, että kuntalaisille eli asiakkaille tuotetaan laadukkaat ja asiakaslähtöiset palveluprosessit. Aluksi mallinnetaan strategiset ydinprosessit ja niihin oleellisesti liittyvät tukiprosessit. Liikkeelle lähdetään yleensä nykytilan kuvauksesta ja sen jälkeen analysoidaan ja kehitetään prosessia mallinnuksen yhteydessä syntyneiden ideoiden pohjalta.

"Samalla luodaan jatkuva oman työn kehittämisen kulttuuri, joka Oulun seudulla on itsestäänselvyys", huomauttaa Kirsti Mattila.

Prosessien mallintaminen tukee myös tilaaja-tuottaja -mallin menestyksekästä käyttöönottoa sekä oman organisaation yksiköiden välillä että ulkoistettujen palvelujen hyödyntämisessä.

"Toimintaprosessien kuvaus yhdessä henkilöstön kanssa QPR ProcessGuidella on tehnyt mahdolliseksi toiminnan kehittämisen yli yksikkö- ja kuntarajojen. Toiminnan tehostumisen kautta voimme tarjota entistä parempaa ja kustannustehokkaampaa palvelua Oulun seudun asukkaille", toteaa Oulun kaupungin kehittämisjohtaja Katriina Puhakka saavutetuista hyödyistä.

Saatujen kokemusten perusteella Oulun kaupungin ja Oulun seudun kuntien toimintaprosessien kuvaaminen, kehittäminen ja viestiminen QPR ProcessGuidella on osoittautunut tehokkaaksi ja tuloksekkaaksi tavaksi kehittää toimintaa.

"QPR ProcessGuiden helppokäyttöisyys ja visuaalisuus mahdollistavat prosessien kuvaamisen yhdessä prosesseissa toimivien ihmisten kanssa. Samalla syntyy heti parannusehdotuksia toiminnan kehittämiseksi", sanoo projektipäällikkö Kirsti Mattila henkilökohtaisiin kokemuksiinsa pohjautuen.

Yhteinen prosessien kuvaustapa nopeuttaa prosessien mallintamista ja helpottaa niiden viestimistä. Erilaisten asiakirjojen ja tietojen – esimerkiksi työvaiheeseen liittyvien lakitekstien, asiakirjapohjien ja työohjeiden – liittäminen prosessikuvauksiin tekee kuvauksista entistä hyödyllisempiä ja
käytännöllisempiä henkilöstölle. Prosessikuvausten ja muutosten viestiminen Oulun kaupungin ja seudun kuntien henkilöstölle intranetissä helpottuu huomattavasti QPR ProcessGuiden automaattisen verkkojulkaisun avulla.

Tulevaisuudessa Oulun kaupungin hallintokunnat ja Oulun seudun kunnat jatkavat prosessien kuvaamista ja kehittämistä uusien prosessien osalta. Myös prosessikuvausten julkaisua intranetissä ja tiedon personointia tullaan hyödyntämään jatkossa entistä tehokkaammin. 

Oulun seutu toimii Suomessa kansallisena edelläkävijänä paikallisten ja seudullisten prosessien kuvaamisessa ja on lupautunut toimittamaan prosessikuvauksiaan myös muiden kuntien käyttöön osana tulevaisuudessa perustettavaa prosessipankkia.

Lisätietoa Oulun kaupungista: www.oulu.fi

Lataa referenssitarina pdf-muodossa