Peikko Group on valinnut kilpailustrategiakseen laadun, toimitusvarmuuden ja tuotteiden innovatiivisuuden. PeikkoQ (tai PeikkoQuality)-projektin taustalla on konsernin nopea kansainvälistyminen. Tavoitteena on niin emoyhtiön ja tytäryhtiöiden kuin eri tuotantopaikkojen tuotannon laadun tasaisuus ja prosessien samanlaisuus.

Varsinkin uusilla markkinoilla Peikko Groupin on kilpailussa menestyäkseen tuotettava kilpailijoihin verrattuna uutta ja parempaa. Tavoitteena on markkinan paras laatu (Top in the Market). Sen mittareina toimivat asiakastyytyväisyys ja liikevaihdon kasvu.

Keväällä 2008 alkaneen Peikko Groupin prosessinkuvausprojektin käynnistäjinä toimivat PeikkoQ-laatuprojekti sekä tarve uudistaa 1990-luvulta peräisin olevan Lotus Notes –pohjaista järjestelmää. Olemassa olevat prosessikuvaukset kattoivat vain 20–30 prosenttia kaikista prosesseista. Nekin olivat usein vanhoja ja päivittämättömiä. Tästä johtuen järjestelmän jalkautus todelliseksi käytännön työvälineeksi oli ollut vaikeaa.

Rakennusteollisuus on voimakkaasti säädelty toimiala, jossa on paljon testausta ja viranomaisvaatimuksia. Teknisten standardien ja viranomaishyväksyntöjen lisäksi myös Peikon laatu- ja ympäristötyötä arvioidaan säännöllisesti sisäisten ja ulkoisten auditointien avulla. Vanhan toimintajärjestelmän lähtökohtana oli ollutkin prosessijohtamisen sijasta pitkälti ISO 9000-laatusertifikaatin saavuttaminen.

”QPR ProcessGuiden valintaa tuki tarve johtaa prosesseja niiden pelkän kuvaamisen lisäksi. Tämä nähtiinensiarvoisen tärkeäksi PeikkoQ-laatutason saavuttamiseksi”, kertoo Peikko Groupin projektipäällikkö Mikko Savander.

QPR:n valintaa uuden prosessinkuvausohjelmiston toimittajaksi tukivat QPR:n hyvät asiakasreferenssit ja suomalaisuus. Toisaalta yli 20 Euroopan maassa toimivalle ja tuotantoa viidessä maassa harjoittavalle Peikko Groupille oli tärkeää, että valittu ohjelmisto tukee monikielistä mallinnusta. Tähän vaatimukseen vastasi hyvin yli 20 kielelle käännetty QPR 8.0-tuotesukupolvi.

Vuoden 2008 aikana prosessinkuvaustyötä on tehty Peikko Groupin Suomen yksiköissä. Sen arvioidaan valmistuvan alkuvuodesta 2009, jolloin työ käynnistyy myös tytäryhtiöissä.

Peikko Groupin prosessikuvaustyön projektiorganisaation muodostaa muutama henkilö. Projektipäällikön apuna on työskennellyt muutama opinnäytetyöntekijä ja tukena toimii kahden viikon välein kokoontuva ohjausryhmä. Sen jäseninä toimivat ydinprosessien omistajat, eli maa-, laatu- myynti-, tuotekehitys-, hankintatoimen- ja tuotantojohtajat.

Prosessikuvaustyössä noudatetaan kuusiportaista hierarkiaa: konsernitaso, maataso, ydinprosessit, osaprosessit, aliprosessit ja toiminnot. Kuvaustyön kohteena ovat kaikki Peikko Groupin Suomen yksiköiden ydin- ja tukiprosessit. Työturvallisuus- ja ympäristöjärjestelmä on tarkoitus integroida toimintajärjestelmään seuraavassa vaiheessa.

Projektipäällikkö laatii ensimmäisen version prosessikuvauksista yhteistyössä prosessin omistajan kanssa, joka myös hyväksyy prosessinkuvauksen. Prosessin omistajien lisäksi kuvausten laadintaan on osallistunut tarvittaessa muita avainhenkilöitä prosesseista. Loput prosessien jäsenet tulevat mukaan järjestelmän käyttöönottoon liittyvässä koulutusvaiheessa.

Jokaisesta prosessista kerätään kuvauksen lisäksi tietyt perustiedot. Myös prosessien välisiä vaatimuksia on kar-toitettu yhden diplomityön verran. Kuvauksia täydennetään kaavioihin linkitetyillä Microsoft Wordilla kirjoitetuilla ohjeilla. Näitä ovat prosessia koskevat yleiset toimintaohjeet sekä sen eri vaiheisiin liittyvät työohjetason ohjeet koneen käyttäjälle ja tiettyyn työvaiheeseen menevät ohjeisiin saakka. Näin ne aina löytyvät kohdasta, jossa niitä voidaan oletettavan tarvittavan.

Peikko Groupissa tehdyt prosessikuvaukset esittävät pääsääntöisesti prosessien nykytilaa. Jos tiedossa on ollut lähitulevaisuudessa tapahtuvia muutoksia, myös ne on huomioitu kuvauksissa. Käänteistä etenemistapaa sovellettiin vastaanottotarkastusprosessin kohdalla. Koska sitä ei aiemmin ollut olemassa, luotiin ja kuvattiin ensin toimintatapa, joka vietiin vasta tämän jälkeen käytäntöön.

Prosessikuvausprojektiin liittyen Peikko Groupissa on toteutettu lukuisia parannuksia. Aiemmin prosessikuvauksista ja niiden ylläpidosta vastasi laatupäällikkö yksinään. Nyt vastuuta on nostettu organisaatiossa ylös ja hajautettu ympäri organisaatiota määrittelemällä prosessien omistajat ja kuvausten ylläpitovastuut.

Yhtenä esimerkkinä prosessikuvaustyön konkreettisina käytännön tuloksina teknologia- ja laatujohtaja
Kari Tuominen nostaa myynnin ja tuotannon prosessirajapintakeskustelun käynnistymisen.

”Keskustelu on noussut uudelle tasolle. Kun on paremmin ymmärretty toisen osapuolen näkemyksiä, on voitu luoda toimintaohjeita, keskustella niistä sekä sopia uusia pelisääntöjä ja parantaa olemassa olevia”, Tuominen sanoo.

”Peikko Groupin prosessienkuvaustyö on vielä kesken. Projekti on tähän mennessä edennyt hyvin. Sen lisäksi, että olemme vieneet prosessiasioita eteenpäin olemme myös oppineet ymmärtämään niitä. Oma haasteensa on saada järjestelmä sisään ajettua ja organisaatio jatkossa käyttämään toimintaohjausjärjestelmää: toisaalta ihmisten on osattava käyttää prosessikuvausjärjestelmää ja aidosti kokea, että ne liittyvät heidän omiin työntehtäviinsä. Muutoin vaarana on, että asia koetaan ulkoa annettuna pakkopullana,” Kari Tuominen arvioi.

Tuominen ja Savander nostavat esiin keskeisimpinä haasteina aidon kiinnostuksen herättämisen prosessiajattelua kohtaan ja järjestelmän sisään ajamisen. Näihin haasteisiin on vastattu viestimällä, motivoimalla ja perustelemalla. Peikko Groupin johtoryhmäjäsenten aktiivinen tuki prosessinkuvaustyölle on ollut myös ensiarvoisen tärkeää.

”Henkilöstö on ymmärtänyt hyvin prosessin varsinaisen tarkoituksen levittää parhaita toimintatapoja Group-tasolla”, Mikko Savander kiittelee.

Projektiin suunnitteluvaiheessa hän paneutuisi pidempään tavoitteiden määrittelyyn ja toimintatavan suunnitteluun:  

”Suunnittelu ja prosessienkuvaus vaihe oli helppoa. Sen sijaan muutoksen aikaansaaminen ja ihmisten sitouttaminen järjestelmän käyttöön tulee olemaan se työläin vaihe.”

Lisätietoja Peikko Groupista: www.peikko.com

Lataa referenssitarina pdf-muodossa

Lisätietoa aiheesta prosessijohtaminen