Prosessijohtamisen ratkaisut

Prosesseista ja niiden kehittämisestä puhutaan paljon, mutta konkreettisten toiminnallisten muutosten aikaansaaminen on haastavaa. QPR:llä on runsaasti kokemusta erilaisista prosessijohtamisen ratkaisusta, joilla on saavutettu merkittäviä liiketoiminnallisia hyötyjä.

Hyödyt

• Kasvun ja kannattavuuden tuki
• Saavutetaan parempi asiakastyytyväisyys pienemmillä kustannuksilla, koska keskitytään oikeisiin asioihin
• Henkilöstön motivaatio paranee, kun vastuunjako ja toimintaohjeet ovat selkeitä ja ”sotkujen selvittely” ei vie aikaa
• Pystytään reagoimaan nopeasti toimintaympäristön muutoksiin
• Mittaamisen kautta saadaan analysoitua tietoa jatkuvaa kehittämistä varten
• Prosessit ovat tehokkaan kommunikoinnin ja oppimisen väline

Prosessijohtamisen toteuttaminen

Asiakaslähtöisyys on prosessijohtamisen kulmakiviä. Asiakkaiden, sisäisten ja ulkoisten, määrittäminen on hyvä lähtökohta prosessijohtamisen kehittämiselle. Organisaation laajuisen prosessimaisen toimintatavan muodostaminen kannattaa aloittaa tunnistamalla asiakkaansa ja tämän toiminnot. Tämän jälkeen määritetään ydinprosessit ja niiden tuottama lisäarvo asiakkaalle.

Asiakkaan toiminnot ja niihin liittyvät ydinprosessit muodostavat organisaation prosessikartan. Prosessikartan avulla luodaan yhteisymmärrys siitä, mitkä prosessit kannattaa priorisoida kehittämiskohteena. Keskittymällä ydinprosessien kehittämiseen keskitytään samalla asiakaslähtöiseen toiminnan kehittämiseen eikä resursseja hukata parantamalla toimintoja, jotka eivät tuota lisäarvoa asiakkaalle.

Prosessikartan kuvaamisen jälkeen vahvistetaan kehitettävät prosessit ja yhteinen mallinnustapa niiden kuvaamista varten. Usein käsitys prosesseista ja niiden johtamisesta ei ole yhtenäinen. Jos organisaation yksiköt hallitsevat toimintaa, ei koko organisaation kattavaa käsitystä prosesseista pääse syntymään. Kehitystyö aloitetaan aina mallintamalla prosessien nykytila, jotta kaikilla osallistujilla on yhteinen käsitys kokonaisuudesta.

Prosessien mallintaminen sisältää enemmän kuin vuokaavion piirtämisen. Kaikki prosesseihin liittyvä kriittinen tieto; kuvaukset, dokumentit, mittarit ja resurssit linkitetään osaksi prosessimallia. Mallintamisen jälkeen prosessi julkaistaan sovituille henkilöille kommentoitavaksi. Kommenttien ja mallinnusworkshopien tuloksena syntyy prosessin nykytilan kuvaus, siihen liittyvät kehitysideat ja -tarpeet sekä suunnitelma toiminnallisten muutosten toteuttamiseksi.

Nykytilan kuvaus voidaan julkaista sellaisenaan ohjeistamaan henkilöstöä tai sitä voidaan kehittää edelleen, jotta siitä tulee esitys best-practice -toimintatavasta, joka halutaan ottaa käyttöön. Jos prosessikuvaus esittää tavoitetilaa, määritetään täsmällisesti myös toimenpidesuunnitelmat tavoitetilan käytäntöön siirtämiseksi. Henkilöstön opittua käyttämään prosessimalleja toimintaohjeita, saadaan uudet toimintatavat koulutettua ja otettua nopeasti käyttöön.

Valmiisiin prosessimalleihin linkitetään mittarit, joilla seurataan sekä prosessin suorituskykyä että muutoksia toimintaympäristössä. Näitä tietoja analysoimalla pystytään ennakoimaan ulkoisissa tekijöissä tapahtuvia muutoksia, löytämään mahdollisia pullonkauloja prosesseista ja ennakoimaan tulevia muutostarpeita.

Prosessijohtaminen on ainoa keino parantaa asiakastyytyväisyyttä ja tehostaa resurssien käyttöä samaan aikaan. QPR ProcessGuiden avulla organisaatiosi saavuttaa täyden hyödyn prosessijohtamisesta.